Planejamento
21/06/2008 22:18
O planejamento exerce uma função importantíssima quando se inicia um trabalho de administrar recursos, definir objetivos, estruturar estratégias e recursos. Sendo necessário neste ponto à apresentação e a definição de conceitos de planejamento.
Planejamento pode ser visto como (a) a determinação da direção a ser seguida para se alcançar um resultado desejado ou como (b) a determinação consciente de cursos de ação, isto é, de rumos. Ele engloba decisões, com base em objetivos, em fatos e na estimativa do que ocorreria em cada alternativa. Planejar é, portanto, decidir antecipadamente o que fazer, de que maneira fazer, quando fazer e quem deve fazer. (LACONBE; HEILBORN, 2003, p. 162).
Portanto, o planejamento além de definir os objetivos e resultados esperados, indica os caminhos as serem percorridos para tanto. Sendo o ato de direcionar atividades, formas de executar, prazos e responsabilidades. Com o crescimento das organizações e a complexidade dos sistemas empresariais, a busca pela produtividade torna a função do planejamento cada vez mais importante, em todas as áreas. Nas funções do administrador, o planejamento é a primeira delas, a função que deverá guiar as demais.
O planejamento pode ser definido como o processo de estabelecer objetivos ou metas, determinando a melhor maneira de atingi-las. O planejamento estabelece o alicerce para as subseqüentes funções de organizar, liderar e controlar, e por isso é considerado a função fundamental do administrador. (MEGGINSON; MOSLEY; PIETRI, 1998, p. 129).
Desta forma, planejamento é o estabelecimento dos objetivos e metas, é a orientação do que fazer, do quando fazer e a definição das responsabilidades. Sempre, com base nos objetivos estabelecidos. O planejamento é dentro das atividades do administrador o marco inicial. Após feito o planejamento o administrador irá organizar, liderar e controlar.
O planejamento não pode prever o futuro, mas pode antever as tendências do amanhã e fazer estimativas, com isto reduzir os riscos para a tomada de decisões. Segundo Holanda (1975, p. 36):
O planejamento como aplicação sistemática do conhecimento humano para prever e avaliar cursos de ação alternativas com vistas a tomada de decisões adequadas e racionais, que sirvam de base para ação futura.
Para Las Casas (2006), o planejamento acontece quando é traçado um objetivo a alcançar e definindo as formas de alcançá-los, e ressalta que, sem planejamento as atividades acabam por serem executadas de forma improvisada.
Com o aumento da complexidade e da concorrência entre as organizações, a necessidade do planejamento torna-se ainda mais evidente. Com o aumento dos níveis hierárquicos, a complexidade de funções e os mercados globalizados não é mais possível administrar uma empresa sem um planejamento baseado na racionalidade das decisões.
Alguns elementos são comuns a grande maioria dos planejamentos nas empresas. Para Lacombe e Heilborn (2003), os recursos necessários são de todas as naturezas: financeiros, humanos, tecnológicos, insumos e informações. Podemos pensar o planejamento como uma ponte que vai do ponto em que estamos aonde queremos chegar.
Estes recursos, estão presentes na grande maioria das ações de tomada de decisão em uma empresa, logo, considerando a complexidade da natureza de cada um destes recursos fica claro que o planejamento deve ser bem estruturado e sistemático.
Como sendo difícil a previsão do futuro, o planejamento trabalha com hipóteses, baseada na racionalidade de uma analise. Sobre a precisão dos planos, Lacombe e Heilborn (2003, p.162) afirmam:
A precisão dos planos varia na proporção inversa do tempo de projeção: quanto maior o prazo, menor a precisão. Varia também na proporção inversa do número de fatores considerados. Quanto mais específico é o estudo maior a probabilidade de chegarmos a uma precisão razoável. Portanto, os planos de prazo mais longo devem ser indicativos e conter poucos detalhes. Só devem ser detalhados os planos de curto prazo.
Assim, os planos devem ser definidos de acordo com sua realidade, com relação ao tempo. Se de longo prazo, não detalhado e mais flexível. Se de curto prazo, mais detalhado e menos flexível. Napoleão (Apud LACOMBE; HEILBORN, 2003 p. 162) “a grande arte da guerra consiste em saber mudar durante a batalha. Será derrotado o general que montar um sistema que ele não possa mudar.” Da mesma forma, nas organizações a analogia é valida e elucida esta regra para previsibilidade.
Na Era da Informação, os recursos não mais se limitam ao capital financeiro da empresa. A informação passa a ser um ativo e muitas vezes um dos principais recursos para o sucesso das empresas. Segundo Cobra (1986, p. 101), “De posse da informação, o empresário e o executivo podem planejar as estratégias que conduzam à maximização dos resultados em seus negócios e à minimização dos riscos na tomada de decisões”.
Deste modo, se estabelece uma relação entre a função do planejamento e os riscos na tomada de decisões. O conceito de Maximiano (2000) vem também ao encontro desta visão e ainda a complementa conforme quadro que aborda as maneiras que busca definir o processo de planejamento.
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Definições de Planejamento por Maximiano (2000, p. 175) |
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Fonte: Maximiano (2000, p. 175)
Conforme já visto nos conceitos anteriores pelos diversos autores citados, a função de planejar envolve definição de objetivos e resultados. Estabelece uma relação de tempo e meios para alcance destes objetivos visando uma previsibilidade, diminuição de riscos e incertezas para decisões futuras. A busca pela redução das incertezas, vem para reduzir os riscos de investimento de recursos, uma vez que, uma decisão tomada no presente terá efeitos e resultados em um futuro, na mais das vezes, incerto.
Ressalta Cobra (1986), que a empresa que não planeja é obrigada a improvisar e que isso nem sempre traz bons resultados.
Portanto, o planejamento pode ser entendido como um processo, o ato de antecipar-se as situações inesperadas, estabelecer e definir objetivos e estratégias.
Muitas pessoas confundem ou utilizam como sinônimo os termos Planejamento e Plano. Seja ele de nível estratégico, tático ou operacional. Suas diferenças são identificadas basicamente na formalização.
Segundo Las Casas (2006, p. 16), “plano é o documento escrito que serve para dar coerência às várias atividades planejadas de uma empresa”. Assim, as atividades foram planejadas dando origem a um plano que foi escrito a fim de garantir coerência nas atividades. Embora os conceitos de planejamento já tivesse deixado intrínseco às suas definições que trata-se de um ato, ação e efeito de planejar.
Logo, entende-se planejamento como o ato de planejar, analisar. E plano, como o resultado materializado do ato do planejamento.
Após ter apresentado os conceitos de planejamento, na seqüência são abordados os tipos de planejamento.
2.1.2 Tipos de Planejamento
Planejamento pode ser definido de formas distintas de acordo com seus objetivos e níveis. Comumente, são definidos três tipos de planejamento nas organizações. De nível estratégico, nível tático e operacional. Levando em consideração fatores como sua abrangência e prazos.
2.1.2.1 Planejamento de Nível Estratégico
O planejamento de nível estratégico, é visto como formador da base para os demais planejamentos porque envolve vários departamentos como um orientador geral. Para Las Casas (2006), a dimensão estratégica do planejamento envolve toda a empresa, ou seja, vários departamentos.
Da mesma forma além de sua abrangência o nível estratégico possui sua particularidade com relação ao prazo dos objetivos.
O planejamento estratégico centra-se em objetivos de longo prazo, concentrando-se em atividades que resultem no desenvolvimento de uma missão organizacional clara, bem como de objetivos organizacionais e de estratégia que permitam à empresa alcançar tais objetivos. (CHURCHILL; PETER 2005 p. 86).
Desta forma, o planejamento em nível estratégico por tratar-se de objetivos de longo prazo, define estratégias sendo menos específicos do que planos de médio e curto prazo, uma vez que já citado que planos de longo prazo são menos específicos e precisos, devido a dificuldade de se fazer previsões para um longo período.
A definição dada por Maximiano (2000) trata sobre a ótica de planos estratégicos, como sendo um processo que define os objetivos e as formas de realizá-los para toda a organização e sua relação com o ambiente - sendo de responsabilidade de alta administração.
Em suma, os o nível estratégico do planejamento baseia-se na definição dos objetivos e estratégias organizacionais e nas orientações dos demais departamentos. Com foco no longo prazo, deve deixar claro quais são os objetivos gerais da empresa para que os demais departamentos possam orientar-se para contribuir, sempre ao encontro dos objetivos organizacionais.
2.1.2.2 Planejamento de Nível Tático
Também tratado como nível funcional, o nível tático é definido da seguinte forma por (CHURCHILL; PETER, 2005, p. 86) “o planejamento tático é a criação de objetivos e estratégias destinados a alcançar metas de divisões e departamentos específicos ao longo de um intervalo de tempo médio, entre um e cinco anos”.
Com um intervalo de tempo menor que os planejamentos de nível estratégico e focado em departamentos específicos os planejamentos táticos podem ser mais detalhados.
Para Las Casas (2006), dimensão tática de planejamento corresponde a cada função da empresa, o chama de planejamento funcional e cita o planejamento de marketing como um exemplo de planejar em dimensões táticas.
Com foco nas funções dos departamentos específicos pode-se exemplificar planejamento tático para o departamento de marketing, produção ou desenvolvimento. O planejamento de marketing como sendo de nível tático deve corresponder a definição de objetivos e estratégias relacionadas as funções de marketing com uma abrangência de um a cinco anos.
O nível tático para Maximiano (2000), é chamado de funcional. Para ele, estes planos são elaborados para possibilitar a realização dos planos estratégicos. O papel do nível tático do planejamento é citado então como um plano para a realização do plano de nível estratégico.
Da mesma forma que os planos de Marketing, os planos em departamento de Produção, Pesquisa e Desenvolvimento, Recursos Humanos e demais departamentos, devem ter a função de desdobramento do plano estratégico organizacional.
O plano tático define objetivos e estratégias funcionais com prazo de um a cinco anos, com maior detalhamento sobre as funções do departamento, para a realização ou desdobramento dos objetivos estratégicos da organização.
2.1.2.3 Planejamento de Nível Operacional
Sendo o nível tático do planejamento um desdobramento do nível estratégico, em uma similaridade lógica o nível operacional torna-se um desdobramento do nível tático.
Para Las Casas (2006) a dimensão operacional do planejamento refere-se ao plano detalhado de cada divisão funcional, que define subdivisões que representam atividades detalhadas dos níveis táticos da empresa, onde são chamados de operacionais.
Assim, as funções de propaganda, ou pesquisa de mercado seriam desenvolvidas a partir do planejamento tático de marketing, resultando em um planejamento operacional de propaganda e um planejamento operacional de pesquisa de mercado.
De acordo com Churchill e Peter (2005, p. 86), “Planejamento operacional é a criação de objetivos e estratégias para unidades operacionais individuais ao longo de um curto intervalo de tempo, em geral um ano ou menos”.
Comum às definições de planejamento, ele no nível operacional parte da criação de objetivos e estratégias. Porém, por ser operacional, está concentrado em curto intervalo de tempo, geralmente menos de um ano.
Na visão de Maximiano (2000), os planos operacionais definem os recursos para realização dos objetivos. Embora sejam mais aplicáveis na base da pirâmide organizacional em qualquer nível de plano sempre há um conteúdo operacional.
Não restringindo sua importância a níveis operacionais, ocorre a consideração de que apesar de mais utilizado na base da pirâmide organizacional, os conteúdos operacionais também são encontrados em outros níveis de planos, como os planos táticos e estratégicos, resultantes de seus planejamentos.
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